Organiseer een topevent, de checklist

Geplaatst op 22 augustus 2019

Iedereen organiseert wel eens een evenement, van een verjaardag, vrienden- of bedrijfsuitje tot het organiseren van een festival. Uiteraard zitten er veel verschillen tussen de organisatie van deze evenementen, echter is de checklist voor ieder evenement in de basis hetzelfde. In deze blog ga je enkele tips lezen die je helpen met het stressvrij organiseren van een evenement.

Zorg voor een ruime planning

De checklist voor het organiseren van een topevent begint direct met het belangrijkste punt, namelijk: de planning van het evenement. De planning van een evenement heeft alles te maken met het bepalen van de datum waarop het evenement plaatsvindt. Plan een evenement ruim van tevoren zodat er voldoende tijd en ruimte is om de zaken tot in de puntjes te regelen. Naast het feit dat je voldoende tijd hebt om alles te regelen zorgt een ruime planning ook voor een bepaalde rust in het hoofd.

Wees op alles voorbereid

Naast het bepalen van de datum is het uiteraard van belang om te zorgen voor een mooie locatie die goed aansluit bij het doel van het evenement. In het geval van een wat kleiner evenement wordt er in de meeste gevallen gekozen voor een bestaande locatie zoals een sportkantine of lokale evenementenhal. Hierbij is het goed om te weten dat het niet vreemd is om een evenementenlocatie een aantal maanden of soms zelfs een jaar van tevoren te reserveren. Voornamelijk bij het bepalen van de locatie voor een groter evenement is het goed om jezelf af te vragen hoe het gesteld is met de bereikbaarheid van de locatie, eventuele vergunningen die nodig zijn, parkeergelegenheid etc. Daarnaast worden evenementen vaak zowel buiten als binnen georganiseerd, hierdoor is het van groot belang om rekening te houden met de weersvoorspelling en hier de nodige voorzorgsmaatregelen voor te nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het huren van een festivaltent of een flextent, indien het een kleinschaliger evenement betreft.

Voorkom uitdroging

Waar veel organisatoren de mist in gaan bij het organiseren van een evenement is de inschatting van de consumptie van de gasten. Een goed startpunt om de hoeveelheid drank en voedsel te bepalen is het in kaart brengen van de eigenschappen van de gasten, het doel van het evenement en het tijdsbestek. Valt er wat te vieren? Dan is er uiteraard meer voedsel en drank nodig dan wanneer het evenement een informatief doel heeft zoals een congres of opendag. Voor een feestelijk evenement worden er voor het eerste uur gemiddeld drie drankjes per persoon gerekend en twee drankjes per persoon voor de daaropvolgende uren. De gouden regel luidt nog altijd: ‘Liever te veel dan te weinig’.